Самовчитель професійного аналітичного листи

Четверг, 2017-02-23, 06:50

Приветствую Вас Гость | RSS

Главная » Статьи » Наука

Самовчитель професійного аналітичного листи

Даний посібник покликаний допомогти студентам у освоєнні навичок професійного листи. При цьому слід керуватися такими загальними міркуваннями:

особи, які приймають рішення, цінують хороший текст;
аналітики, які не вміють писати гарні тексти, втрачають роботу;
робота над текстом болісна, проте це проходить з часом;
самовчитель професійного політичного листа може допомогти студентам подолати стресову ситуацію, пов'язану з роботою над текстом. 
Основоположною посилкою, якою ми керувалися, починаючи роботу над цим самовчителем, є розуміння того, що політичний аналіз є мистецтвом використання фактів з метою переконання. Даний посібник звертається до аналізу та аргументації, до процесу і кінцевого продукту. Його слід використовувати не як шаблон або кальку, але як довідковий посібник, що допомагає аналітику усвідомити той факт, що процес аналізу та процес написання тексту являють собою єдине зусилля.

1. Навіщо мені треба читати це керівництво?

Тобі варто прочитати це керівництво тому, що воно допоможе тобі стати більш успішним політичним аналітиком. Найважливіше вміння, з яким ти можеш прийти на цю роботу, - здатність викладати свої думки ясно і переконливо у письмовій формі.

Поганий лист багатослівно, безглуздо або бездоказово, перевантажено технічними жаргоном або труднопроїзносимимі конструкціями.
 
Хороший лист переконливо, рішуче і коротко. Той, хто пише добре і щиро, заслуговує репутацію людини, що володіє мистецтвом «говорити правду влади». Твоїми нагородами будуть професійний авторитет, цікаві проекти і можливість впливати на публічну політику.

У цьому керівництві ми розповімо про те, як розробити аналітичні матеріали, орієнтовані на рішення і звернені до специфічної аудиторії. Критерієм успіху аналітика є те, якою мірою його аудиторія діє на підставі його порад і рекомендацій. Дослідження, аналіз і робота над текстом являють собою єдине творче зусилля у викладі судження, підкріпленого фактами та свідченнями.

2. Що таке «професійне листа»?

Писати професійно означає бути залученим у вирішення проблем. Це означає визначення проблеми, вироблення альтернативних способів поліпшення ситуації, і виявлення достоїнств і недоліків кожного значущого варіанти дій. Хороше професійно лист релевантно, орієнтовано на клієнта, орієнтовано на дію і аналитично. Воно самим безпосереднім чином пов'язано з твоєю здатністю формулювати ситуацію, збирати та аналізувати інформацію і структурувати корисну пораду.

Орієнтація на клієнта

Не пиши для Господа Бога; пиши для свого клієнта. Неможливо передбачити всі можливі наслідки для всіх залучених сторін, всі значущі цінності, або всі можливі альтернативи. Вибудовуй свій аналіз, орієнтуючись на конкретну юрисдикцію клієнта, інституційні та політичні обмеження його позиції. Виміряй витрати і наслідки конкретних політичних альтернатив, виходячи зі специфічних цінностей свого клієнта. Тим самим ти визначаєш точку відліку, стосовно якої інші клієнти та зацікавлені сторони можуть вимірювати свої власні ціннісні позиції.

Дія

Не говори клієнтам те, що ти знаєш, говори їм те, що їм потрібно знати. Просте розуміння не є метою твоєї роботи. Аналітичний матеріал повинен говорити про те, як таке розуміння може бути реалізовано в дії. Навіть якщо не можеш дати конкретні рекомендації, ти повинен ясно позначити цінності, компроміси між ними або ризики, які клієнт повинен брати до уваги у своєму рішенні. Говори клієнтам про те, якими мають бути їхні наступні кроки, навіть якщо наступний крок пов'язаний з прийняттям відповідальності за важкий вибір.

Твоя роль

Позиціонує себе, виходячи не з того, що ти знаєш, але виходячи з того, що ти можеш дізнатися. Інформація завжди сумнівна, мінлива і ситуативна. Твоє самовизначення не повинно залежати від того, що ти знаєш з даного питання в даний момент часу. Ти пишеш хороші аналітичні матеріали не завдяки тому, що знаєш на старті, але завдяки тому, що ти здатний дізнатися до фінішу.

3. З цього місця, будь ласка, детальніше: як мені краще залучитися до процесу вирішення проблем ...

Політичні та управлінські проблеми погані тим, що «причини», як правило, не очевидні і не загальновизнана, політичні інтереси втручаються і впливають на процес, а майбутнє ризиковано і непередбачувано. У такому контексті найбільш значущим професійним навиком є ​​не вміння «продати», але здатність проектувати, виявляти приховані можливості і перспективи. Слід в ясній формі доводити до клієнта очікувані витрати і наслідки кожного варіанту дії, включаючи статус-кво. Аналіз і робота над текстом представляють собою цілісний процес, за допомогою якого ти: виявляєш і формулюєш своє визначення проблеми; артікуліруешь цілі, які стоять перед клієнтом; виробляєш реалістичні варіанти рішення; з'єднуєш теорію і факти для визначення можливих наслідків тих чи інших дій.

Визнач проблему

З'ясуй, які збитки (або упущені можливості) в даній ситуації можуть становити інтерес для клієнта. Багато «проблеми» постають в обгортці «політичної риторики»: один з простих способів очищення проблеми полягає в ідентифікації сторін, інтереси яких можуть бути ущемлені в даній ситуації.

Не випускай з уваги межі юрисдикції. Чи не формулюй проблему настільки широко, щоб пропоновані «опції» опинилися за межами можливостей клієнта. Чи не Передбачати рішення. Не слід давати таке визначення проблеми, яка сама є рішенням. (Наприклад, проблема, певна як «шкільні класи занадто переповнені», може бути вирішена тільки шляхом скорочення кількості учнів у класах, ігноруючи такі альтернативи, як вдосконалення навчального плану і підвищення якості викладання. Формулювання «учні не отримують якісної освіти» відкриває простір для дослідження інших альтернативних рішень)

Ясно сформулюй цілі і завдання

Відкрито позначають цінності, прийняті в увагу в твоєму аналізі. Оцінюючи можливі наслідки за допомогою чіткого критерію, ти зможеш більш повно виявити сильні і слабкі сторони кожної альтернативи. Хороша система критеріїв полегшує з'ясування компромісів між різними значущими цінностями, і дозволяє зацікавленим сторонам переоцінити твої викладки зі своїх ціннісних позицій.

Оціни позиції свого клієнта за такими принциповими моментами: які критерії відрізняють хороше рішення від поганого? Витрати? Вигоди? Ефективність? Справедливість? У чому краще виміряти ці критерії: у витратах? У виході? У результатах?

Ти не зобов'язаний розділяти ціннісні переваги свого клієнта, проте повинен ясно показати, як ці цінності будуть порушені пропонованими альтернативами. Це не означає, що твої власні ціннісні переваги не мають значення. Вони мають. Але пропонуючи власний варіант рішення, ти не повинен приховувати це за двозначними фразами і недомовками. У ситуації істотних ціннісних розбіжностей з клієнтом слід діяти, виходячи з усвідомлених можливостей протесту (залучення клієнта в суперечку), виходу (відставки) або нелояльності.

Плануй фазу імплементації

Виробляй альтернативи, за своїм характером законні, політично прохідні і мають шанси на практичну реалізацію в цьому житті. Непротиставлялися глибоко дискредитував статус-кво якусь ідеальну альтернативу, працюючу тільки в теорії. Май чітке уявлення про поведінкових та організаційних припущеннях, передбачуваних твоїми рекомендаціями. Не сподівайся, що думати про імплементацію можна вже після того, як політичне рішення вироблене, проаналізований і прийнято. Якщо ти спочатку вирішуєш, що потрібно робити, залишаючи на потім роздуми про те, як це повинно бути зроблено, ти йдеш вірною дорогою до провалу. Наприклад, якщо ти знаходиш, що рекламна кампанія дозволить знизити споживання наркотиків, подумай про те, які види ЗМІ підходять для цього найкращим чином, якими можуть бути джерела фінансування, і які організації можуть посприяти і взяти участь в кампанії. Успішний політичний проект завжди передбачає переговори за новою структурою взаємин, і фокуссірованіе уваги на імплементації дозволяє виявити такі нові взаємини.

Починай зі статус-кво

Політичний аналіз є мистецтвом можливих поліпшень. Завжди враховуй статус-кво в якості базису, по відношенню до якого оцінюються інші альтернативи. Пам'ятай, що неприйняття рішення - це також рішення.

Критично стався до теоріям і фактам

Слід культивувати в собі розуміння того, що теорії можуть помилятися, а фактичні дані бути оманливі. Не відкидай контраргументи, стався до інформаційних джерел з деяким скептицизмом, віддавай собі звіт у можливих слабкостях припущень, прийнятих у твоєму аналізі.

4. Як же я все таки зможу знайти правильну відповідь?

Пам'ятай про компроміси

Не покладайся на те, що обов'язково виявиш «краще» рішення. Використовуй доступні тобі ресурси (час, інформацію та аналітичні здібності), щоб дізнатися якомога більше про ймовірні наслідки, замість того, щоб ставити себе в залежність від чистих спекуляцій. Чи не уподібнюйся кишенькового калькулятору, який видає на дисплей єдина відповідь, приховуючи весь ланцюжок проміжних розрахунків під пластиковим корпусом. Підкріплює свої рекомендації ясним і змістовним викладенням можливих наслідків і факторів ризику, а також ціннісних пріоритетів, значущих при зважуванні та оцінці альтернатив. Допоможи клієнту зрозуміти, чим він може жертвувати заради того, щоб отримати бажаний результат.

Оцінюй альтернативи за єдиною системою критеріїв

Наслідки всіх значущих альтернатив слід порівнювати на підставі єдиної системи критеріїв. Чи не застосовуй критерії вибірково, прагнучи виділити одну альтернативу за рахунок інших.

Корисним інструментом, підсумовуючим аргументацію з цього приводу, є матриця альтернатив і критеріїв. Не захоплюйтеся привласненням оцінок і рангів, таких як «високе / середнє / низька» або «краще / без змін / гірше». Вони не несуть достатньої інформації для підтримки осмисленого судження і рішення.

Порівнюй наслідки

Конфліктуючі і важко вимірювані цілі часто ускладнюють порівняння альтернатив. Допомагай клієнту усвідомити спектр вигод і витрат, виділяючи альтернативи з екстремальними значеннями показників. Звертай увагу клієнта на альтернативи, домінуючі над іншими за всіма критеріями, або поступаються їм. Виділяй «обов'язкові» критерії, допомагаючи клієнту відфільтровувати альтернативи, які цим критеріям не задовольняють. Законність, політична прохідність і практична реалізованість повинні розглядатися як обов'язкові критерії.

5. Значить, перший крок в аналізі - це збір даних, правильно?

Неправильно. Дослідження, аналіз і складання тексту не є послідовними, окремими кроками. Починай обдумувати і писати текст, перш ніж взятися за збір даних, і продовжуй послідовно вдосконалювати свій продукт. Обговорюй свою роботу з колегами, наполягай на конструктивній критиці чорнових варіантів. З самого початку плануй кінцеві терміни здачі матеріалу. Скорий дедлайн з необхідністю обмежує глибину і масштаб твого аналізу.

Працюй в зворотному порядку

Багато роблять типову помилку: заглиблюються в збір матеріалу і конспектування джерел, роблять численні замітки, а потім намагаються організувати їх в єдиний текст. І тільки наприкінці вони замислюються над тим, що ж вони хочуть всім цим сказати, яка основна ідея. Навпаки, перш ніж заглибитися в збір і аналіз інформації, зроби чорновий начерк: познач попередню формулювання проблеми, перелік оціночних критеріїв, і можливе коло варіантів рішення. На початку покладайся на своє «повсякденне уявлення», здоровий глузд, і загальновідомі факти. З'ясуй, яку інформацію треба знайти, і обговори первісний начерк з клієнтом або колегами, перш ніж витрачати час і сили на поглиблене дослідження.

Склади перший чорновий варіант звіту якомога раніше, і по можливості обговори його з клієнтом. По ходу дослідження та аналізу інформації, вносить зміни і заповнюй відсутні елементи тексту.

Слідкуй за часом

У тебе ніколи не буде достатньо часу, щоб зробити досконалий аналіз. Навіть на дрібну проблему могло б піти необмежену кількість часу, якби воно у тебе було; навіть дуже велика проблема може вимагати практично негайного вирішення. Іноді твоїм єдиним шансом поліпшити якість прийнятого рішення буде «швидкий і брудний» аналіз. Треба усвідомлювати часові рамки свого клієнта, і робити роботу у відповідності з цими рамками. Запізнився аналіз гірше, ніж відсутність аналізу (бо на прийняте рішення ти вплинути вже не можеш, і при цьому витратив виділені ресурси в порожню). У свою чергу, своєчасний але недосконалий аналіз, поліпшує прийняте рішення, майже завжди краще, ніж відсутність аналізу. Якщо ти жорстко обмежений у часі, визнач для себе білі плями і питання, які можна було б заповнити, май ти більше часу.

Використовуй різноманітні джерела

Чи не давай собі загрузнути в дослідницькій трясовині. Використовуй різноманітні джерела інформації. Навчися вільно переходити від урядових публікацій до інтерв'ю, від політичних доповідей до академічних досліджень.

6. Як мені заробити авторитет?

Уникай пустушок

Чи не формулюй альтернатив-«пустушок». Якщо альтернатива не заслуговує уваги, її не повинно бути у твоєму аналізі. Винятком є ​​варіант статус-кво: навіть якщо ти вважаєш існуючий стан речей неприйнятно, його аналіз дає можливість продемонструвати витрати і наслідки його збереження.

Уникай сюрпризів

Не намагайся «продати» альтернативу, демонструючи тільки її позитивні сторони. У міру виявлення всіх «за» і «проти», ясно показуй у своєму аналізі слабкі сторони рекомендованої альтернативи. Також чітко показуй гідності статус-кво. Роблячи таким чином, ти успішно пройдеш тест на відсутність сюрпризів для свого клієнта. Не варто сподіватися на те, що і на цей раз «пронесе», і твої рекомендації, як зазвичай, будуть проігнорірованни :-)) Ставити свого клієнта в положення, коли про слабкості рекомендованих тобою дій він дізнається від своїх політичних супротивників - не саме вдала кар'єрна стратегія для політичного аналітика.

Добре платить той, хто платить наперед

Не слід відкладати дотику з опозицією тим альтернативам, які ти рекомендуєш. Опоненти завжди кращі вчителі, тому що у них є достатня мотивація виявляти слабкі сторони в твоїй позиції. По можливості, старайся залучати опонентів у колегіальні робочі взаємини, пропонуючи їм обмінятися чорновими матеріалами, прояснюють різні точки зору і альтернативи. Якщо ти не можеш вибирати, «платити» чи «не платити» за подолання опозиції, принаймні зроби це раніше. Плата вперед зазвичай передбачає рахунки з меншими сумами і з більш розумними платіжними періодами.

Вибудовуй підтримку

Чи не розраховуй на те, що зможеш збудувати політичну підтримку після того, як закінчиш формулювання рішення. Піклуйся про підтримку в міру того, як виробляєш можливі альтернативи і проектіруешь їх імплементацію. Один з аргументів на користь ітеративного аналітичного процесу (тобто ознайомлення оточуючих з різними чорновими варіантами і їх послідовного поліпшення в процесі) полягає в тому, що ти можеш ставити такі питання перед ключовими зацікавленими сторонами:

чи сприяють ці пропозиції досягненню наших цілей і завдань?
рекомендована Чи правильна альтернатива, і наскільки правильно вона сформульована?
чи бачите ви шляхи і способи її поліпшення?
чи можна розраховувати на вашу підтримку?
чи готові ви зі свого боку зробити дії, закладені в проект імплементації?
7. Слухайте, я ніколи не зможу зібрати все це разом!

Вибудовуй піраміду

Твоя аргументація повинна бути структурована подібно піраміді, де основна ідея утворює вершину, а підтримують її деталі добудовуються до основи. Матеріал повинен починатися розділом, що містить короткий виклад питання і суті запропонованих рекомендацій. Він повинен бути складений таким чином, щоб читач вник в сенс рекомендацій після 30-секундного стіни. У кінці тексту викладаються конкретні кроки і дії, які клієнт повинен зробити.

Ключ повинен відповідати замку

Не думай, що закінчений аналітичний матеріал являє собою набір окремо взятих елементів, таких як формулювання проблеми, порівняння декількох альтернатив і вибір однієї з них, а також план дій, по втіленню її в життя. Всі ці елементи повинні бути подогнанность один до одного як ключ до замка. Формулювання проблеми, наприклад, ставить питання, відповіддю на які є рекомендована альтернатива. Імплементаційний план прояснює, що саме, ким і коли має бути зроблено, щоб ця рекомендація була втілена в життя.

Такий тест «ключа і замка» може сприяти тому, що ти станеш бачити вихідну проблему по іншому після того, як доведеш аналіз до кінця .. Склавши остаточний імплементаційний план, переглянь текст ще раз, щоб переконатися в тому, що цей план додає чітку форму рекомендованої альтернативі, що вона в свою чергу дає відповідь на вихідну проблему, яку ти сформулював, і т.д.

Будь вибірковий у відношенні деталей

Відбери зібрані дані і документацію що додається так, щоб вони були представлені стисло, наочно, допомагаючи читачеві, а не заважаючи йому. Використовуй графіки і схеми для ілюстрації або залучення уваги до найбільш важливим моментам. Віднеси технічні деталі в додатку.

Уникай сверхнеобходімой інформації. Зайва інформація вимагає від читача зайвих зусиль. Утримуйся від бажання включити в текст все, що тобі вдалося дізнатися з даної проблеми.

Не дозволяй контекстуальних деталям розмивати суть твого мессадж. Багатослівне виклад контексту може просто загальмувати читача. Намагайся розумно вкрапляться контекстуальні деталі в опис проблеми або у формулювання альтернативних рішень. Розумно підходь до складання додатків. Вмикай тільки ту інформацію, яка істотним чином поглиблює розуміння твоїх рекомендацій. Будь виборчим.

Не забувай про наочності

Не залишай клієнта наодинці з графіками, схемами та додатками: допоможи йому зорієнтуватися в них. Постачав додаток текстом, що відносить читача до тієї частини аналізу, яку це пропозиція покликана підкріпити. Переконайся в тому, що сенс кожного графіка або таблиці очевидний з першого погляду, і їх назва відображає цей сенс (наприклад: «Графік 1: Дефіцит бюджету скоротиться на 15% за три роки»). Назви розділів і параграфів також повинні нести в собі основну ідею (наприклад: «Формулювання проблеми: пасивне куріння підвищує ризик ракових захворювань»).

Будь простіше

Твій текст повинен бути легко сприймаємо читачем, незнайомим або байдужим до твоєї організації та її проблем. Використовуй проста мова спілкування, уникай бюрократичного жаргону, ховай технічні деталі в виноски та програми.

Поважай формат

Кожна організація має переважні формати документації, які варто поважати і дотримуватися. Це сприяє здійсненню комунікації і сприйняття інформації. При необхідності, поцікався у колег, яким чином оформити свій матеріал відповідно з організаційними перевагами.

Заохочуй коментарі

Якщо дозволяє організаційний формат, залишай в чорновому тексті достатньо місця для позначок і коментарів. Типовими прийомами є встановлення потрійного інтервалу між рядками, використання збільшених полів з боку, відповідної перевагам клієнта (а раптом він лівша?), Або розрив сторінки після кожного розділу.

Перевіряй помилки

А закінчивши перевірку, перевір ще раз. Переконайся, що дані в таблицях підсумовуються належним чином. Нікчемні та друкарські помилки здатні підірвати довіру до самим чудовим роботам.

8. Як зробити так, щоб клієнт прийняв мою рекомендацію до дії?

Плануй імплементацію

Чи не досить переконати клієнта в тому, що рішення правильно і необхідно. Необхідно також показати, яким шляхом бажана мета може бути досягнута. Які кроки мають бути зроблені, ким і коли? Переконайся в тому, що твій план ідентифікує кожен необхідний крок, конкретну дату, а також особа, відповідальна за його здійснення.

Пам'ятай про клієнтів свого клієнта

Роблячи аналіз для конкретних клієнтів, пам'ятай, що кожен з них, у свою чергу, обмежений іншими. Корисність твоєї роботи для клієнта буде тим вище, чим більше число значущих для нього людей зможуть розділити твій ентузіазм. Пам'ятай про клієнтів свого клієнта, закінчуючи роботу над проектом: наприклад, наділи текст додатками, які клієнт міг би розіслати тим, в чиєму раді він потребує, вирішуючи, чи слідувати йому запропонованим рекомендаціям.

Передбачати потреби клієнта

Подумай, про що клієнт може запитати тебе в розвиток теми, і накидай чорновий план заздалегідь. Наприклад, коли передбачається розсилка аналітичного матеріалу від імені клієнта до вищих інстанцій, підготуй текст супровідного листа; якщо ти очікуєш, що клієнт видасть указ на підставі запропонованих рекомендацій, приклади до тексту його проект.

Полегшу дії клієнта

Не дозволяй твоєму аналізу опинитися в папці паперів, які очікують рішення. Допоможи клієнту прийняти те чи інше рішення по твоїй папері негайно. Наприклад, приклади до тексту стисле меню варіантів дій чи вказівок, які можуть бути помічені клієнтом безпосередньо по прочитанні матеріалу (навіть якщо це буде сформульовано як «повернути матеріал на доопрацювання з урахуванням висловлених зауважень»).

9. Так яка ж ваша «гаряча десятка» порад?

Говори своїм клієнтам те, що їм потрібно знати, а не те, що ти знаєш.
Починай писати текст до і в процесі дослідження, а потім переписуй і переписуй до тих пір, поки не настане дедлайн.
Не приховуй ціннісні переваги клієнта і свої власні.
Плануй імплементацію.
Предвосхищались заперечення й ідентифікує компроміси.
Вибудовуй внутрішню і зовнішню підтримку в міру здійснення аналізу.
Починай текст з короткого резюме (висновки та рекомендації) і закінчуй його імплементаційних планом.
Роби текст простим і цікавим для читача.
При необхідності, ігноруй поради з 1 по 8.
Говори правду!
на кулинарном сайте Соусы, приправы, подливки

Категория: Наука | Добавил: prostranstvo (2013-05-11)
Просмотров: 493 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[ Регистрация | Вход ]